Pourquoi devrais-tu arrêter d'utiliser Excel ?

Lorsqu'un utilisateur me demande de l'aide en prononçant une phrase qui commence par "J'ai une feuille Excel partagée qui..." ou "J'ai un Excel avec une macro qui...", personnellement, la première chose qui me vient à l'esprit est "Tu n'utilises pas le bon outil". Tu as besoin de quelque chose, quelque chose dont tu ne sais peut-être même pas que tu as besoin (probablement une base de données ou un logiciel) qui devrait couvrir cette fonction. Et comment sais-tu si tu as besoin d'un autre outil ?

Les choses qu'une entreprise ne doit pas faire avec Excel

- Fais tes calculs (structures, installations, infrastructures...) dans Excel.

- Fais des offres, gère les commandes, lance des bons de livraison avec Excel.

- Crée, partage et stocke des rapports et des comptes rendus dans Excel.

- Gère les projets avec Excel, Kanban en Excel, Gantt en Excel.

- Garde la trace du personnel, de l'absentéisme, des pointages et des vacances dans Excel.

- Stocke les informations des clients et des fournisseurs dans Excel.

- Base ta comptabilité et ta planification stratégique sur Excel.

Mais ce n'est pas tout, voici 6 raisons pour lesquelles tu devrais arrêter d'utiliser Excel et chercher un outil qui correspond mieux à tes besoins.

1. Excel est un simple tableau. Rien ne t'empêche de taper accidentellement dans la mauvaise cellule, ou de déplacer ou copier des données et de les perdre.

La vitesse d'une feuille de calcul Excel ne peut pas être comparée à l'utilisation d'un outil de développement. Les opérations telles que les recherches sur plusieurs milliers de lignes, qui sont prohibitives dans Excel, sont exécutées sans effort dans le logiciel. Lorsque tu fais une requête avec Excel, cela prend en moyenne 3 minutes, alors qu'avec d'autres logiciels, tu peux faire la même requête en 0,3 seconde.

3. Les feuilles Excel peuvent être très grandes et accumuler d'énormes quantités de données. Mais même ainsi, ce n'est rien comparé à ce qui peut être stocké dans une base de données développée. De plus, même si tu peux stocker de grandes quantités de données dans Excel, tu ne peux pas gérer les données correctement, les recherches sont lentes et il est facile de faire des erreurs et de donner de mauvais résultats.

Dans une feuille Excel, tu ne peux effectuer aucune action automatisée ni recevoir d'alertes internes. Le système est passif, il ne t'informe pas et n'effectue pas d'actions, tu peux seulement entrer et remplir/interroger des données. En revanche, un développement logiciel peut envisager un nombre illimité de flux de travail, quelle que soit leur complexité (ce qui n'est pas possible dans un tableur).

Une feuille Excel n'est rien d'autre qu'un tableau. Tu as beau le colorer ou modifier ses propriétés, il ne pourra jamais se comparer à l'interface que tu peux obtenir avec une application ou un Web.

6. Dans le cadre du développement d'un logiciel, tu définis quels utilisateurs ou groupes d'utilisateurs ont accès à quelles informations, et quelles actions chacun d'eux peut effectuer.

Cette sécurité n'est pas possible avec une feuille Excel. La feuille Excel est un adversaire difficile à battre. Tout d'abord, parce que son utilisation est ancrée dans l'utilisateur. Ils ont l'impression de pouvoir le personnaliser, le configurer pour qu'il réponde à leurs besoins. C'est simple, c'est familier, ils sont à l'aise pour l'utiliser. Le problème n'est pas la feuille Excel, qui est par ailleurs un programme vraiment génial et puissant (allez, je l'ai enfin reconnu, au fond de moi je l'aime aussi).

Le problème est l'utilisation et l'abus des feuilles Excel. Comme le dirait ma mère, quand tu n'as qu'une seule canne à pêche, tout semble soudain être un crochet. Les feuilles de calcul sont, en résumé, des programmes qui nous permettent d'assembler rapidement de "petits utilitaires". Chaque fois que quelqu'un utilise une feuille Excel, c'est parce qu'un programme (ou, d'ailleurs, un développeur) ne lui a pas donné ce dont il a besoin. La feuille de calcul Excel est la ressource vers laquelle tu te tournes lorsque tu n'as "rien de mieux".

Par conséquent, dans un cadre d'amélioration continue, la feuille Excel sera toujours l'un des maillons faibles et sera inévitablement éliminée.

Au-delà des calculs rapides ou de la réalisation de quelques graphiques, nous ne devrions pas avoir besoin d'utiliser les feuilles Excel. Elle peut aussi être utile comme ébauche, ou première solution, de ce qui deviendra plus tard un développement spécifique, mais une feuille de calcul ne doit jamais être considérée comme une solution permanente. Et encore moins comme une solution optimale ou souhaitable. Bien sûr, tu ne dois en aucun cas baser les processus fondamentaux de ton système commercial sur des feuilles de calcul Excel.